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¿En qué te ayudamos?

Guías paso a paso de cada herramienta, glosario de términos y qué puede hacer cada perfil.

Temas

Primeros pasos

Tu cuenta y cómo entrarCrea tu cuenta con tu correo, confírmala y entra a tu desarrollo. Una misma cuenta sirve para varios desarrollos y varios roles. Perfiles y permisosLo que ves y puedes hacer depende de tu perfil (rol) en cada desarrollo. Una persona puede tener varios perfiles a la vez, por ejemplo Residente y Tesorero. Seguridad y privacidadCada acción importante queda registrada, los archivos solo los ve quien debe y nadie de otro desarrollo puede ver tu información.

General

Inicio y barra superiorEl tablero resume el estado del desarrollo: indicadores, flujo de dinero, cobranza, agenda, incidencias, reservas y pendientes. Los residentes ven su propio resumen. DesarrollosUn desarrollo es la privada, condominio, edificio o fraccionamiento que se administra. Puedes crear otros y cambiarte entre ellos. UnidadesLas casas, departamentos, locales o lotes del desarrollo, con sus propietarios, inquilinos y habitantes. Residentes, invitaciones y enlaces de registroQuién pertenece al desarrollo y con qué perfil. Invita por correo, comparte un enlace o QR para que los vecinos se registren solos y aprueba sus solicitudes.

Mi casa

Mi casa: familia y habitantes temporalesSi eres propietario, invita a tu familia o a habitantes temporales (huéspedes, inquilinos de corto plazo) y decide hasta cuándo tienen acceso. Mi estado de cuenta y reportar pagosConsulta cuotas, cargos, pagos y saldo de tu casa, y reporta tus pagos con comprobante para que tesorería los valide. Mis visitas: pases con código y QRGenera pases para que caseta deje entrar a tus visitas, servicios o proveedores sin llamarte. Cada pase tiene un código de 6 dígitos y un QR. PaqueteríaCaseta registra los paquetes que llegan a tu casa con foto y te avisa; al recogerlos se anota quién los recibió. También puedes avisar que esperas un paquete.

Finanzas

Finanzas del desarrolloResumen del dinero del desarrollo: ingresos, egresos, fondos y cobranza. Si la transparencia está activa, los residentes también lo ven. Cuotas y cobranzaGenera cuotas, agrega cargos extraordinarios o multas y revisa qué casas están al corriente y cuáles deben. Pagos y validaciónRevisa los pagos que reportan los residentes con su comprobante y valídalos o recházalos. También puedes registrar pagos en efectivo. Ingresos y egresosRegistro de todo lo que entra y sale de los fondos, con categoría, proveedor y factura.

Operación

Caseta (vigilancia)Consola de vigilancia: verifica códigos, registra entradas y salidas, ve quién está dentro, recibe y entrega paquetes y consulta los avisos de las casas. Mantenimiento y tareasLa administración asigna tareas a encargados y vigilantes (podar, limpiar, reparar), con fecha, repetición y fotos de avance. Incidencias, siniestros, quejas y sugerenciasReporta fallas, siniestros, temas de seguridad, quejas o sugerencias con fotos. Cada reporte tiene folio, prioridad, responsable y seguimiento. Votaciones y encuestasDecisiones en línea con un voto por casa, quórum y porcentaje de aprobación; o encuestas de opción múltiple. AcuerdosLo que se decide en juntas o votaciones, con responsable, presupuesto, fecha y seguimiento hasta cumplirse. Juntas, actas y firmasConvoca asambleas, registra asistencia y la bitácora, cierra el acta (queda sellada) y fírmala electrónicamente con un código por correo. Amenidades (áreas comunes)Alberca, salón, asadores, canchas o gimnasio con sus reglas: horario, días, duración, anticipación, costo, depósito y aprobación. ReservasTodas las reservaciones del desarrollo: aprueba, rechaza o cancela, y consulta la agenda. Bitácora de accesosHistorial de entradas y salidas: quién, a qué casa, con qué pase o quién autorizó, placas y hora.

Gestión

ComunicadosAvisos oficiales a toda la comunidad o a un grupo, con correo y, si se pide, confirmación de lectura «Estoy enterado». ProveedoresCatálogo de empresas y personas que dan servicio al desarrollo, con contacto, RFC y cuánto se les ha pagado. Reportes e informe mensualDescarga en Excel (CSV) saldos, morosidad, movimientos, pagos, padrón, proveedores, incidencias, reservaciones y accesos; e imprime el informe mensual para asamblea.

Administración

Usuarios y rolesAsigna, revoca y transfiere perfiles; administra enlaces de registro y solicitudes. Revisa la tabla de perfiles para saber qué permite cada uno. Bitácora (auditoría)Registro de las acciones importantes: quién hizo qué y cuándo (pagos validados, roles, cambios, descargas…). No se puede editar. Configuración del desarrolloDatos del desarrollo (nombre, tipo, dirección), foto de portada y logotipo que se ven en el inicio.

Glosario A–Z 116 términos

A
Acta sellada
Acta cerrada con huella digital; cualquier cambio posterior sería detectable. Ver en «Juntas, actas y firmas»
Acuerdo
Decisión de la comunidad con responsable y seguimiento. Ver en «Acuerdos»
Acuse de lectura («Enterado»)
Confirmación de la persona de que leyó el comunicado. Ver en «Comunicados»
Administrador (perfil)
Operación completa del conjunto. Ver en «Perfiles y permisos»
Al corriente
Casa sin adeudo a la fecha. Ver en «Cuotas y cobranza»
Amenidad (área común)
Espacio compartido que se puede reservar. Ver en «Amenidades (áreas comunes)»
Anticipación mínima
Horas antes del inicio en que todavía se puede reservar (por defecto 24 h). Ver en «Amenidades (áreas comunes)»
Aportación mensual (cuota de mantenimiento)
Monto que paga cada unidad cada mes. Ver en «Finanzas del desarrollo»
Archivar
Retirar un comunicado de la lista sin borrarlo. Ver en «Comunicados»
Asamblea ordinaria / extraordinaria
Reunión de propietarios programada o convocada para un asunto urgente. Ver en «Juntas, actas y firmas»
Audiencia
Grupo que recibe el comunicado: todos, propietarios, residentes o personal. Ver en «Comunicados»
Aviso a caseta
Mensaje para vigilancia sobre algo esperado en tu casa (mudanza, banquete, técnicos). Ver en «Mis visitas: pases con código y QR»
B
Bitácora de accesos
Registro de cada entrada y salida en caseta. Ver en «Bitácora de accesos»
Bitácora de auditoría
Historial inalterable de acciones para transparencia y aclaraciones. Nunca guarda contraseñas ni códigos. Ver en «Bitácora (auditoría)»
Bitácora de la junta (acta)
Registro escrito de lo que se trató y acordó. Ver en «Juntas, actas y firmas»
Bloqueo por adeudo
Regla que impide reservar a casas con cuotas vencidas. Ver en «Amenidades (áreas comunes)»
C
Cancelar movimiento
Anular un ingreso o egreso con motivo; no se borra, queda marcado como cancelado. Ver en «Ingresos y egresos»
Cargo
Cualquier cobro a una unidad: cuota, cargo extraordinario, multa o reservación. Ver en «Cuotas y cobranza»
Categoría
Clasificación del movimiento (vigilancia, jardinería, luz, agua, mantenimiento…). Ver en «Ingresos y egresos»
CLABE
Cuenta bancaria de 18 dígitos para transferencias. Ver en «Proveedores»
Cobranza
Porcentaje cobrado de lo que se cargó en el mes. Ver en «Cuotas y cobranza»
Código de acceso
Número de 6 dígitos del pase que se dicta o se muestra en caseta. Ver en «Mis visitas: pases con código y QR»
Comité (perfil)
Supervisa finanzas, autoriza y da seguimiento. Ver en «Perfiles y permisos»
Comprobante
Foto o PDF que respalda un pago, egreso o evidencia. Se guarda fuera del sitio público y solo lo abren las personas autorizadas. Ver en «Seguridad y privacidad»
Comunicado
Aviso oficial de la administración. Ver en «Comunicados»
Confirmación de correo
Paso obligatorio para comprobar que el correo es tuyo antes de usar la plataforma. Ver en «Tu cuenta y cómo entrar»
Contacto de cobranza
Ocupante al que se dirigen los avisos de cobro de la unidad. Ver en «Unidades»
CSV
Archivo de tabla que abre Excel; incluye acentos correctamente. Ver en «Reportes e informe mensual»
Cuenta
Tu acceso personal (correo y contraseña). Es la misma en todos los desarrollos donde participes. Ver en «Tu cuenta y cómo entrar»
Cuota extraordinaria
Cobro adicional acordado para un gasto específico (por ejemplo, impermeabilización). Ver en «Cuotas y cobranza»
D
Dentro ahora
Visitas que entraron y aún no tienen salida registrada. Ver en «Caseta (vigilancia)»
Depósito
Monto en garantía por daños, informativo para la administración. Ver en «Amenidades (áreas comunes)»
Desarrollo (conjunto)
La comunidad administrada: privada, condominio horizontal, edificio, fraccionamiento o mixto. Ver en «Desarrollos»
E
Egreso
Salida de dinero: proveedores, servicios, reparaciones; con su factura o comprobante. Ver en «Finanzas del desarrollo»
Encargado
Perfil del personal de mantenimiento, limpieza o jardinería. Ver en «Mantenimiento y tareas»
Encargado (perfil)
Personal que recibe tareas (mantenimiento, limpieza, jardinería). Ver en «Perfiles y permisos»
Encuesta
Consulta con varias opciones, sin aprobación formal. Ver en «Votaciones y encuestas»
Enlace de registro
Liga o QR que cualquiera puede usar para pedir unirse; la administración confirma la casa y el perfil. Ver en «Residentes, invitaciones y enlaces de registro»
Entregado
Paquete que ya se dio a la persona indicada, con fecha y nombre. Ver en «Paquetería»
Estado de cuenta
Historial de cargos y pagos de una unidad con su saldo. Ver en «Mi estado de cuenta y reportar pagos»
Estados del acuerdo
Propuesto, en votación, aprobado, rechazado, en proceso, cumplido o cancelado. Ver en «Acuerdos»
Evidencia
Fotos o archivos que acompañan un reporte o tarea. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
F
Familiar
Perfil de quien vive en la casa con el propietario: visitas, paquetes, reservas, reportes y estado de cuenta; sin voto. Ver en «Mi casa: familia y habitantes temporales»
Familiar (perfil)
Familia que vive en la casa: visitas, paquetes, reservas, reportes y estado de cuenta; no vota. Ver en «Perfiles y permisos»
Fijado
Comunicado que se muestra siempre arriba. Ver en «Comunicados»
Firma electrónica
Confirmación con un código de un solo uso enviado a tu correo. Ver en «Juntas, actas y firmas»
Flujo financiero
Gráfica de ingresos y egresos por mes, con la línea del saldo acumulado de los fondos. Ver en «Inicio y barra superior»
Folio
Número consecutivo del reporte (#12) para darle seguimiento. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
Fondo
Bolsa de dinero separada, por ejemplo Operación y Reserva, con su saldo inicial y movimientos. Ver en «Finanzas del desarrollo»
Forma de pago
Transferencia, depósito, efectivo, tarjeta u otro. Ver en «Pagos y validación»
H
Habitante temporal
Perfil con fecha de vencimiento obligatoria: visitas, paquetes y reportes; sin finanzas ni votaciones. Ver en «Mi casa: familia y habitantes temporales»
Habitante temporal (perfil)
Acceso por tiempo limitado: visitas, paquetes y reportes; sin finanzas ni votaciones. Ver en «Perfiles y permisos»
Historial de roles
Registro de quién tuvo cada perfil y cuándo (activo, revocado o transferido). Ver en «Usuarios y roles»
Huella SHA-256
Código único que se calcula de cada archivo o acta. Si alguien modifica el documento, la huella cambia y se nota. Ver en «Seguridad y privacidad»
I
Incidencia
Reporte de algo que requiere atención en el desarrollo. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
Indicador (KPI)
Número clave del tablero, como unidades, residentes, ingresos o incidencias activas, con su variación contra el mes anterior. Ver en «Inicio y barra superior»
Indiviso
Peso del voto según la proporción de propiedad de cada unidad, en lugar de un voto por casa. Ver en «Votaciones y encuestas»
Informe mensual
Resumen imprimible del mes: finanzas, egresos, morosidad, incidencias, reservaciones, votaciones y acuerdos. Ver en «Reportes e informe mensual»
Ingreso
Entrada de dinero: pagos validados de cuotas, rentas de áreas, otros. Ver en «Finanzas del desarrollo»
Inquilino
Persona que renta la unidad. Ver en «Unidades»
Invitación
Correo con un enlace personal para unirse al desarrollo con un perfil definido. Ver en «Residentes, invitaciones y enlaces de registro»
M
Mesa directiva
Personas con perfiles de Administrador, Tesorero, Secretario o Comité. Ver en «Perfiles y permisos»
Morosidad
Casas con cargos vencidos; se lista con su adeudo y número de cuotas vencidas. Ver en «Cuotas y cobranza»
Movimiento
Cada ingreso o egreso registrado en un fondo. Ver en «Ingresos y egresos»
Multa
Cargo a una casa por incumplir el reglamento. Ver en «Cuotas y cobranza»
N
Nota interna
Comentario que solo ve la administración. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
Número de entradas
Cuántas veces se puede usar un pase (por ejemplo, 45 para invitados de una fiesta). Ver en «Mis visitas: pases con código y QR»
O
Ocupante
Persona ligada a una unidad como propietario, inquilino, habitante o representante. Ver en «Unidades»
Orden del día
Lista de temas a tratar en la junta. Ver en «Juntas, actas y firmas»
P
Padrón
Lista de personas, casas, relación, perfiles y contacto. Ver en «Reportes e informe mensual»
Pago en revisión
Pago reportado por un residente que tesorería aún no valida. Ver en «Mi estado de cuenta y reportar pagos»
Paquete esperado
Aviso del residente de que llegará una entrega; caseta lo ve antes de que llegue. Ver en «Paquetería»
Paquete recibido
Paquete que está en caseta pendiente de entregarse. Ver en «Paquetería»
Pase de acceso
Autorización con código y QR para que una persona entre al desarrollo hacia tu casa. Ver en «Mis visitas: pases con código y QR»
Pase frecuente
Pase que se repite ciertos días y horario hasta una fecha. Ver en «Mis visitas: pases con código y QR»
Pendiente
Algo que requiere tu atención; aparece en la campana y en «Alertas y pendientes». Ver en «Inicio y barra superior»
Permiso
Acción concreta que un perfil permite, como «Validar pagos» o «Reservar áreas comunes». Ver en «Perfiles y permisos»
Placas
Matrícula del vehículo; se guarda en mayúsculas. Ver en «Bitácora de accesos»
Por cobrar
Suma de lo que deben todas las casas. Ver en «Cuotas y cobranza»
Porcentaje de aprobación
Proporción de votos a favor necesaria para aprobar. Ver en «Votaciones y encuestas»
Portada
Foto del desarrollo que aparece en el encabezado del inicio. Ver en «Configuración del desarrollo»
Prioridad
Baja, media, alta o urgente. Los siniestros empiezan en alta. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
Propietario
Dueño de la unidad. Vota en nombre de la casa y puede invitar a su familia desde «Mi casa». Ver en «Unidades»
Proveedor
Empresa o persona que presta un servicio al desarrollo. Ver en «Proveedores»
Q
Quién autorizó
Persona que dio permiso a una entrada sin pase; queda en la bitácora. Ver en «Caseta (vigilancia)»
Quórum
Porcentaje mínimo de casas que deben votar para que el resultado sea válido. Ver en «Votaciones y encuestas»
R
Recurrencia
Repetición automática de una tarea: diaria, semanal o mensual. Ver en «Mantenimiento y tareas»
Referencia
Dato que identifica el pago: clave de rastreo SPEI, folio del depósito o número de recibo. Ver en «Pagos y validación»
Representante
Persona autorizada por el propietario para actuar por la casa (por ejemplo, votar). Ver en «Unidades»
Reservación pendiente
Reserva en un área que requiere aprobación de la administración. Ver en «Reservas»
Residente (perfil)
Vecino: estado de cuenta, votaciones, reservas y visitas. Ver en «Perfiles y permisos»
Revocar
Quitar un perfil a una persona. Queda registrado en la bitácora. Ver en «Residentes, invitaciones y enlaces de registro»
RFC
Registro Federal de Contribuyentes (12 caracteres empresa, 13 persona física). Se valida su formato. Ver en «Proveedores»
Rol o perfil
Conjunto de permisos que se asigna a una persona dentro de un desarrollo (Administrador, Tesorero, Residente, Vigilante…). Ver en «Perfiles y permisos»
S
Saldo
Lo que la unidad debe (positivo) o tiene a favor (negativo). Ver en «Mi estado de cuenta y reportar pagos»
Saldo a favor
Dinero pagado de más; se aplica solo a las siguientes cuotas. Ver en «Mi estado de cuenta y reportar pagos»
Secretario (perfil)
Juntas, actas, acuerdos y avisos. Ver en «Perfiles y permisos»
Sesión
El tiempo que permaneces dentro sin volver a escribir tu contraseña. Ciérrala en equipos compartidos desde tu nombre → «Cerrar sesión». Ver en «Tu cuenta y cómo entrar»
Sin quórum
Resultado cuando no votaron suficientes casas. Ver en «Votaciones y encuestas»
Siniestro
Daño por accidente o evento (choque, inundación, incendio); requiere foto como evidencia. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
Solicitud de ingreso
Petición de una persona que usó un enlace de registro; queda pendiente hasta que se aprueba o rechaza. Ver en «Residentes, invitaciones y enlaces de registro»
T
Tarea
Trabajo asignado a una persona del personal con fecha límite. Ver en «Mantenimiento y tareas»
Tarea vencida
Tarea pendiente cuya fecha límite ya pasó. Ver en «Mantenimiento y tareas»
Tesorero (perfil)
Ingresos, egresos y validación de pagos. Ver en «Perfiles y permisos»
Tiempo de limpieza
Minutos libres entre una reserva y la siguiente. Ver en «Amenidades (áreas comunes)»
Transferencia de rol
Paso de un perfil de una persona a otra (cambio de mesa directiva) conservando el historial. Ver en «Residentes, invitaciones y enlaces de registro»
Transparencia financiera
Opción del desarrollo para que residentes vean ingresos, egresos y facturas. Ver en «Finanzas del desarrollo»
U
Unidad
Cada casa, departamento, local, lote u oficina del desarrollo. Ver en «Unidades»
V
Validar pago
Confirmar que el dinero sí llegó; solo entonces cambia el saldo de la casa. Ver en «Pagos y validación»
Vencido
Cargos cuya fecha límite ya pasó sin pagarse completos. Ver en «Mi estado de cuenta y reportar pagos»
Verificar código
Comprobar en caseta si un pase existe, está vigente y a qué casa va. Ver en «Caseta (vigilancia)»
Vigencia
Fecha hasta la que una persona, pase o aviso es válido. Ver en «Mi casa: familia y habitantes temporales»
Vigilante (perfil)
Caseta: visitas, servicios y paquetería. Ver en «Perfiles y permisos»
Visibilidad
Fallas y siniestros los ve la comunidad (evita duplicados); quejas y sugerencias son privadas. Ver en «Incidencias, siniestros, quejas y sugerencias»
Votación
Decisión formal con opciones a favor, en contra y abstención. Ver en «Votaciones y encuestas»
Voto secreto
Nadie ve qué votó cada casa; solo el resultado. Ver en «Votaciones y encuestas»

Perfiles y permisos

Se genera automáticamente de la configuración de la plataforma, así que siempre coincide con lo que cada perfil puede hacer.

Administrador — Operación completa del conjunto

Todos los permisos de la plataforma.

  • Ver el conjunto
  • Editar datos y configuración del conjunto
  • Ver unidades
  • Crear y editar unidades
  • Asignar propietarios, inquilinos y habitantes
  • Ver miembros y sus roles
  • Invitar personas al conjunto
  • Asignar, revocar y transferir roles
  • Ver la bitácora de auditoría
  • Ver las finanzas del conjunto
  • Ver el estado de cuenta de sus unidades
  • Registrar ingresos, egresos y cuotas
  • Validar pagos de residentes
  • Ver juntas y actas
  • Crear juntas, bitácoras y acuerdos
  • Firmar actas y documentos
  • Ver votaciones
  • Votar
  • Crear y cerrar votaciones
  • Administrar áreas comunes y sus reglas
  • Reservar áreas comunes
  • Aprobar y cancelar reservaciones
  • Reportar incidencias y siniestros con evidencia
  • Dar seguimiento y cerrar incidencias
  • Asignar tareas a encargados y vigilantes
  • Ver y actualizar sus tareas asignadas
  • Registrar visitas y servicios para su unidad
  • Operar caseta: entradas, salidas y paquetería
  • Configurar y auditar el control de accesos
  • Ver avisos
  • Publicar comunicados
  • Ver proveedores
  • Registrar y editar proveedores
  • Descargar reportes del conjunto
Tesorero — Ingresos, egresos y validación de pagos
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Secretario — Juntas, actas, acuerdos y avisos
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Comité — Supervisa finanzas, autoriza y da seguimiento
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Residente — Vecino: estado de cuenta, votaciones, reservas y visitas
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Vigilante — Caseta: visitas, servicios y paquetería
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Encargado — Personal que recibe tareas (mantenimiento, limpieza, jardinería)
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  • Ver y actualizar sus tareas asignadas
  • Reportar incidencias y siniestros con evidencia
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Habitante temporal — Acceso por tiempo limitado: visitas, paquetes y reportes; sin finanzas ni votaciones
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